Apartman Bakım Takip Programı

Apartmanlarda elektrik, tesisat, asansör, temizlik, çatı, boya ve benzeri bakım işleri çoğu zaman telefon notları, mesajlar ve faturalar arasında dağılır. Yönetici işin kime verildiğini, ne zaman tamamlandığını ve gider kaydının açılıp açılmadığını net göremez. Apartman Kontrol içindeki Hizmet ve Bakım yapısı bu kayıtları servis işi olarak toplar.

Ortak alan bakım işi tamamlandığında gerçek tutar girilir ve uygun finans hesabıyla Gelir-Gider tarafında gider kaydı oluşturulur. Böylece bakım işi operasyon tarafında, mali karşılığı ise muhasebe tarafında izlenir. Daire içi özel işler ise varsayılan olarak apartman giderine yazılmaz.

Yönetici bir servis işi için farklı tedarikçilerden aldığı teklifleri manuel olarak kaydedebilir, tutar, süre, garanti ve tedarikçi geçmişine göre karşılaştırabilir. Seçilen teklif işin tahmini tutarını besler ve iş tamamlandığında gider kaydı için güvenli bir başlangıç değeri olur.

Asansör, yangın sistemi, su deposu, kamera/diafon ve jeneratör gibi düzenli kontrol isteyen işler bakım takvimine bağlanabilir. Zamanı yaklaşan veya geciken bakımlar yönetici panelinde görünür; gerektiğinde aynı kayıttan servis işi açılarak geçmiş düzenli tutulur.

Yönetim, zaten çalıştığı firmaları davetli hizmet veren portalına bağlayabilir. Firma yalnız kendisine atanan işleri görür, teklif verebilir, durum güncelleyebilir ve belge yükleyebilir; işin onayı ve gider kaydı yine yöneticinin kontrolünde kalır.

Onaylı hizmet veren havuzu, yöneticinin kendi bölgesindeki uygun firmaları görmesine ve uygun gördüğünü kendi tedarikçi rehberine eklemesine yardım eder. Firmalar kendiliğinden tüm işlere erişemez ve teklif veremez; yönetici davet etmeden tenant işlerini göremez.

Yönetim isterse ortak alan servis işlerini sakinlere görünür hale getirebilir. Sakinler hangi bakımın yürüdüğünü ve yönetimin kayıtlı hizmet sağlayıcılarını hizmet rehberinde görebilir. Bu yapı, bakım işlerinin kişisel mesajlarda kaybolmasını önler.